Politica sulla privacy

Cos’è una politica sulla privacy?

Una politica sulla privacy spiega come un’organizzazione raccoglie, utilizza, condivide, conserva e protegge le informazioni personali. Per un sito web o un programma di affiliazione, dovrebbe descrivere i flussi di dati effettivi relativi a moduli, analisi, tracciamento delle referral e amministrazione delle commissioni.

La politica offre ai visitatori un modo per comprendere queste pratiche e contattare l’organizzazione. Dovrebbe riflettere ciò che accade effettivamente sul sito, piuttosto che promesse copiate da un modello.

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Cosa dovrebbe spiegare una politica sulla privacy?

Inizia con un inventario dei dati. Identifica le informazioni raccolte, la loro finalità, le organizzazioni che le ricevono, gli accordi di conservazione e il contatto responsabile per le questioni relative alla privacy. Spiega i diritti applicabili dei visitatori e come una persona può esercitarli.

Ad esempio, un commerciante potrebbe registrare un identificatore di referral, un identificatore di ordine e l’importo della commissione per riconciliare una vendita di affiliazione. Un editore potrebbe raccogliere iscrizioni alla newsletter mentre un commerciante esterno elabora separatamente gli acquisti. Si tratta di attività diverse e non dovrebbero essere descritte come se l’editore controllasse il checkout del commerciante.

Includi le tecnologie di tracciamento effettivamente utilizzate. Un cookie di prima parte, un cookie di terza parte e un messaggio di conversione server-to-server hanno proprietà tecniche diverse; nessuna elimina automaticamente gli obblighi di privacy. Evita di descrivere tutto il tracciamento delle affiliazioni come anonimo se gli identificatori possono essere associati a una persona.

Politiche sulla privacy e dichiarazioni di affiliazione

Una politica sulla privacy riguarda i dati personali. Una dichiarazione di affiliazione spiega una connessione commerciale alla base di una raccomandazione. Una pagina può necessitare di entrambe: l’una non sostituisce l’altra.

Un editore che recensisce un prodotto dovrebbe rendere chiara la sua relazione di commissione vicino alla raccomandazione. Le sue informazioni sulla privacy dovrebbero spiegare separatamente le analisi, i moduli e il tracciamento pertinenti. Un inserzionista dovrebbe documentare i dati condivisi con la sua piattaforma di affiliazione e i fornitori di servizi.

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Come preparare una politica per un programma di affiliazione

1. Mappa il percorso dal clic di affiliazione alla pagina di destinazione, all’acquisto, alla reportistica delle conversioni e all’approvazione delle commissioni.
2. Registra quali sistemi ricevono ciascun identificatore e chi può accedervi.
3. Verifica i controlli sul consenso e le impostazioni dei cookie del sito rispetto a quell’inventario.
4. Stabilisci gli accordi di conservazione per i registri di tracciamento, ordini e pagamenti.
5. Fai revisionare la politica rispetto alle norme che si applicano all’organizzazione, ai suoi visitatori e al suo trattamento.

I requisiti legali dipendono dalla giurisdizione e dalle circostanze. La guida ICO del Regno Unito sul diritto all’informazione spiega i requisiti di trasparenza ai sensi del GDPR del Regno Unito. È un riferimento specifico per giurisdizione, non un modello universale.

Dove pubblicarla e quando aggiornarla

Fornisci un link accessibile alla politica, anche vicino ai moduli di raccolta dati pertinenti. Rivedila quando cambiano i metodi di tracciamento, i fornitori di servizi, le finalità o gli accordi di conservazione. Verifica che ciò che dice la politica corrisponda ai flussi di lavoro attuali di checkout, newsletter e tracciamento delle affiliazioni.

I modelli possono aiutare a organizzare una bozza, ma non possono stabilire quali leggi si applicano né verificare come l’azienda gestisce i dati.

Quali sono i campanelli d’allarme in una politica sulla privacy?

Non tutte le politiche sulla privacy offrono una protezione significativa. Quando esamini una politica sulla privacy — la tua o quella di qualcun altro — presta attenzione a questi segnali di avvertimento:

Dichiarazioni vaghe sulla condivisione. Una politica utile identifica i destinatari o le categorie di destinatari e spiega lo scopo della condivisione. Una frase come “partner fidati” da sola fornisce poche informazioni pratiche.

• Nessun meccanismo di opt-out. Una politica che descrive la vendita o la condivisione di dati senza spiegare come fare opt-out è un campanello d’allarme.

• Raccolta eccessiva di dati. Se la politica elenca categorie di dati che sembrano non correlate al servizio — un’app per torcia che richiede dati di posizione e rubriche telefoniche, per esempio — chiediti perché quelle categorie sono necessarie e come si relazionano al servizio.

Dovresti essere in grado di trovare un indirizzo email, un indirizzo fisico o un modulo di contatto.

• Nessuna menzione dei diritti degli utenti. Se la politica non spiega come accedere, correggere o cancellare i tuoi dati, verifica come l’organizzazione gestisce i diritti applicabili; il silenzio da solo non stabilisce quali siano i suoi processi.

• Politica nascosta o difficile da trovare. Se non riesci a individuare la politica sulla privacy entro pochi secondi dall’arrivo sulla home page, i visitatori potrebbero avere difficoltà a comprendere le sue pratiche relative ai dati.

Scegliere come redigere una politica sulla privacy

Esistono tre punti di partenza comuni: un generatore, un modello o una politica preparata con consulenza professionale. La scelta migliore dipende dalla complessità del trattamento effettivo, piuttosto che dal numero di pagine del sito web.

Un generatore può far risparmiare tempo di redazione, ma non può ispezionare l’implementazione del tracciamento delle affiliazioni né determinare ogni obbligo legale applicabile. Un modello può identificare sezioni mancanti, ma non dovrebbe essere coperto senza modifiche. La consulenza professionale può aiutare a risolvere requisiti incerti, specialmente quando le operazioni coinvolgono più giurisdizioni o informazioni sensibili.

Inizia mappando i sistemi piuttosto che selezionando parole rassicuranti. Chiedi alle persone responsabili di analisi, checkout, newsletter, reclutamento partner e pagamenti quali informazioni ricevono effettivamente i loro sistemi. Confronta le loro risposte con la configurazione e la documentazione del fornitore. Una politica che afferma che non vengono raccolte informazioni personali può essere fuorviante se il sito esegue anche analisi e registra invii di moduli identificabili.

Evita di promettere misure di sicurezza che l’organizzazione non ha implementato. Spiega le salvaguardie pertinenti in modo accurato senza rivelare dettagli operativi sensibili. Le dichiarazioni sulla conservazione dovrebbero anche riflettere un processo reale: dire che i registri vengono cancellati dopo un determinato periodo non fa sì che la cancellazione avvenga.

Assegna un responsabile per mantenere il documento. Conserva l’inventario dei dati e l’elenco dei fornitori insieme ad esso in modo che le modifiche future possano essere verificate rispetto alle stesse evidenze. Una nuova integrazione di checkout o un partner di tracciamento può modificare la politica anche quando il sito web pubblico rimane uguale.

Politiche sulla privacy nel marketing di affiliazione

Il marketing di affiliazione può creare considerazioni sulla privacy quando i registri di tracciamento dei clic, attribuzione o commissioni contengono informazioni personali. Quando un visitatore clicca su un link di affiliazione, la rete di affiliazione o il software di tracciamento registra tipicamente il clic, imposta un cookie e può raccogliere l’indirizzo IP del visitatore, le informazioni sul dispositivo e l’attività di navigazione.

Per gli Inserzionisti (Commercianti)

• Che utilizzi tecnologie di tracciamento — cookie e pixel — per attribuire le vendite agli affiliati.
• Quali dati raccoglie il software di tracciamento: dati sui clic, indirizzi IP, valori degli ordini e timestamp delle conversioni.
• Quali dati sono condivisi con la piattaforma, i fornitori di servizi o gli editori, e quali dettagli ciascun destinatario può vedere.
• Per quanto tempo persistono i cookie di tracciamento e cosa significa per l’utente.

Esempio di flusso di lavoro: Un commerciante gestisce un negozio online e utilizza un software di tracciamento delle affiliazioni. Quando un visitatore arriva sul sito tramite un link di affiliazione, il software imposta un cookie di prima parte. Se il visitatore effettua un acquisto entro la finestra del cookie — diciamo, 30 giorni — il software registra la vendita e la attribuisce all’affiliato referente. Le informazioni sulla privacy dovrebbero spiegare accuratamente questo processo in modo che il visitatore capisca perché i dati vengono raccolti e dove finiscono.

Per gli Editori (Affiliati)

Per un editore, l’inventario dei dati dovrebbe considerare:

• Che il tuo sito utilizza link di affiliazione e cliccarli potrebbe comportare l’impostazione di cookie sul dispositivo del visitatore.
• Quale organizzazione imposta ciascun cookie o riceve ciascun identificatore; questo dipende dall’implementazione.
• Dove i visitatori possono trovare la dichiarazione separata che spiega la relazione di commissione.
• I tipi di dati che possono essere raccolti attraverso questi link.

Consiglio pratico: Molti affiliati combinano la loro politica sulla privacy con una pagina di dichiarazione di affiliazione. Sebbene entrambe possano essere pertinenti, la politica sulla privacy riguarda l’aspetto dei dati e la dichiarazione riguarda la relazione commerciale. Non confondere le due cose.

Esempio di flusso di lavoro: Un editore gestisce un sito di recensioni con link di affiliazione a più commercianti. L’editore dovrebbe descrivere il proprio tracciamento e spiegare il coinvolgimento di commercianti o reti esterne. Un link non imposta sempre un cookie di terza parte: reindirizzamenti, archiviazione di prima parte e integrazioni server-to-server sono diversi. Verifica il flusso di lavoro implementato piuttosto che assumere un singolo metodo di tracciamento.

Per i Responsabili dei Programmi di Affiliazione

I responsabili di programma si trovano tra inserzionisti ed editori e sono responsabili di garantire che le pratiche relative ai dati del loro programma siano documentate e comunicate. Le considerazioni chiave includono:

• Garantire che la raccolta dati del software di tracciamento sia riflessa accuratamente nella politica sulla privacy del commerciante.
• Fornire agli editori le informazioni necessarie per scrivere le proprie politiche sulla privacy — in particolare, quali dati raccolgono i link di tracciamento e come vengono utilizzati.
• Revisionare le politiche sulla privacy degli editori durante il processo di candidatura per confermare che soddisfino gli standard minimi.
• Rimanere aggiornati sulle modifiche alle leggi sulla privacy che influenzano i trasferimenti di dati transfrontalieri se il programma include affiliati internazionali.

Limitazioni da notare: Una politica sulla privacy non può eliminare tutto il rischio per la privacy. Se il software di tracciamento di un commerciante subisce una violazione dei dati, la politica sulla privacy documenta ciò che sarebbe dovuto accadere, ma non previene la violazione. Allo stesso modo, se un editore non rivela il tracciamento di affiliazione nella propria politica sulla privacy, la politica del commerciante non copre quella lacuna. Ogni partecipante dovrebbe valutare le proprie attività e responsabilità.

Con quale frequenza dovresti aggiornare la tua politica sulla privacy?

Rivedi la tua politica sulla privacy almeno una volta all’anno e aggiornala ogni volta che:

• Aggiungi un nuovo metodo di raccolta dati (come un nuovo strumento di analisi o piattaforma email).
• Inizi a lavorare con un nuovo fornitore terzo che riceve dati degli utenti.
• Ti lanci in una nuova giurisdizione con una propria legge sulla privacy.
• Una legge importante sulla privacy viene modificata o una nuova entra in vigore.
• Il tuo modello di business cambia (ad esempio, aggiungi un programma di affiliazione, inizi a vendere dati o introduci account utente).

Ogni aggiornamento dovrebbe essere datato. Per le modifiche sostanziali, valuta i passaggi di notifica e consenso applicabili piuttosto che assumere che un particolare metodo di notifica sia sufficiente.

Un inventario dati dettagliato per il tracciamento delle affiliazioni

Utilizza un registro per ciascuna attività di trattamento piuttosto che un’unica voce etichettata “dati di affiliazione”. Le applicazioni dei partner, le analisi del sito web, l’attribuzione delle vendite e i pagamenti hanno finalità e destinatari diversi.

Per ciascuna attività, registra:

1. Informazioni raccolte. Distingui dati di contatto, ID referral, ID ordine, timestamp, informazioni sul dispositivo, valori degli ordini e registri di pagamento. Non elencare informazioni su carte di pagamento se il sistema di affiliazione non le riceve mai.
2. Metodo di raccolta. Identifica moduli, archiviazione nel browser, reindirizzamenti, pixel, chiamate API e messaggi server-to-server. Descrivi ciò che l’implementazione effettiva invia, non tutto ciò che un fornitore potrebbe teoricamente raccogliere.
3. Finalità. Spiega se le informazioni supportano l’attribuzione, le indagini sulle frodi, il calcolo delle commissioni, la comunicazione o l’amministrazione degli account. Una nuova finalità merita una revisione anche se viene riutilizzato lo stesso identificatore.
4. Destinatari e accesso. Separa il personale del commerciante, il fornitore del software, le reti e i singoli editori. Un editore potrebbe aver bisogno di un importo di conversione senza ricevere il nome del cliente o i dettagli completi dell’ordine.
5. Conservazione. Specifica il periodo o i criteri applicabili e il processo operativo di cancellazione. La scadenza dei cookie e la conservazione di un registro ordini sono impostazioni diverse; cancellare un cookie non cancella ogni record server correlato.
6. Diritti e canale di contatto. Identifica i diritti applicabili e come una richiesta raggiunge il team responsabile. Assicurati che il team possa localizzare le informazioni attraverso i sistemi descritti nella politica.

Ad esempio, un commerciante potrebbe utilizzare un cookie di referral per l’attribuzione e conservare i registri delle transazioni più a lungo per storni e riconciliazione dei pagamenti. Un editore potrebbe raccogliere un indirizzo email per la sua newsletter mentre il commerciante elabora separatamente l’acquisto. Evita di suggerire che l’editore raccoglie i dati di pagamento del commerciante solo perché guadagna una commissione.

Politica sulla privacy, informativa sulla privacy e procedure interne

Sui siti web, “politica sulla privacy” e “informativa sulla privacy” descrivono comunemente la spiegazione pubblica delle pratiche relative ai dati. Una politica sulla privacy interna può invece descrivere le procedure che i dipendenti seguono. Dai ai visitatori un documento chiaramente nominato che spieghi il trattamento che li riguarda, indipendentemente dalla terminologia scelta.

Il documento pubblico dovrebbe corrispondere alle procedure interne. Se fornisce un indirizzo di contatto, qualcuno dovrebbe monitorarlo. Se descrive un processo di accesso o cancellazione, il personale dovrebbe sapere come eseguirlo. Pubblicare un’informativa non implementa i controlli sul consenso, non limita l’accesso né stabilisce di per sé una base giuridica per il trattamento.

Rendi il documento disponibile vicino ai punti di raccolta pertinenti, oltre che attraverso la navigazione o il footer. Verifica la registrazione degli account, le candidature degli affiliati, i moduli di newsletter e le visualizzazioni mobili. Un link nel footer può essere utile, ma una persona che compila un modulo non dovrebbe dover cercare in tutto il sito per sapere perché le vengono richieste informazioni.